PMO en privacy: zo beschermen wij de gegevens van jouw medewerkers

Aan het woord: Stijn Langewisch, Operationeel manager bij Adaptics.

"Als enthousiaste manager met expertise in kwaliteits- en procesmanagement 
breng ik een positieve, doortastende en analytische instelling naar elke uitdaging. 
Mijn ervaring omvat het leidinggeven aan teams, implementeren van Lean, 
waarborgen van ISO-normeringen en het vinden van doeltreffende oplossingen. 
Gedreven door discipline en teamspirit, ben ik ook een sportieve denker die gelooft
in een gezonde balans tussen werk en welzijn."

Stel Stijn jouw privacyvragen

Gegevens delen voelt als een drempel

Privacy is een belangrijk onderdeel van ons werk en onze dienstverlening. We werken veel met persoonsgegevens en medische gegevens. Jouw medewerker wil graag transparantie over wat hiermee gebeurt om zo met een gerust hart mee te doen met het PMO onderzoek. In deze blog neem ik je graag mee in wat wij doen om de gegevens van jouw medewerkers veilig te houden. 

Betrouwbaarheid is essentieel

We nemen daarom de werkgever en medewerkers tijdens voorlichtingspresentaties mee in hoe wij met privacy bij PMO omgaan. In de presentatie voor werkgevers delen we bijvoorbeeld dat we ISO 27001 gecertificeerd zijn. Dit geeft aan dat je met een betrouwbare partij aan tafel zit die privacy en persoonsbeveiliging ook belangrijk vinden.  

Veilige plek om te delen

Gegevens verzamelen en beveiligen is slechts het begin van het PMO–onderzoek. Het gaat ook om het bieden van een veilige plek. We merken wanneer medewerkers de bus instappen dat ze de ruimte voelen om informatie te delen met de vitaliteitsprofessional. Ik heb zelf ook anderhalf jaar in de bus gewerkt. Je staat er soms van te kijken hoe open mensen zijn. Wij signaleren hierdoor ook sneller medewerkers waarbij bijvoorbeeld burn-out op de loer ligt.  

Duidelijkheid over privacy helpt bij respons

Als werkgever is het dus slim om zo’n veilige plek aan te bieden aan je medewerkers. Je krijgt echt inzicht in wat er in jouw organisatie speelt. Voor de beste resultaten zorg je ervoor dat er genoeg medewerkers meedoen. Je baseert je vitaliteitsbeleid op deze data en op deze manier zorg je ervoor dat jouw inzichten van de groepsrapportages kloppen.  

Het is belangrijk dat jouw medewerker precies weet hoe wij omgaan met gegevens en dat hier transparant over gecommuniceerd wordt. Zo verlaag je de drempel om mee te doen aan het PMO onderzoek. 

Dit zijn de vijf manieren waarop wij de gegevens van jouw medewerker beschermen en vragen hierover beantwoorden: 

1. ID nummers: Wij werken met ID nummers in plaats van namen en dat helpt om gesprekken terug te koppelen op een veilige manier zonder medewerkers bij naam te noemen.
2. JOHAN portaal voor medewerkergegevens: In het JOHAN portaal kan jouw medewerker de eigen gegevens terugzien en persoonlijk advies krijgen. Dat is afgeschermd en alleen toegankelijk voor jouw medewerker en de vitaliteitsprofessional.
3. Groepsrapportages vanaf 15 personen:  Als werkgever ontvang je groepsrapportages. Vanaf 15 personen leveren wij rapportages op. Onder de 15 personen leveren wij geen rapportages aan om te garanderen dat je het niet kan herleiden naar een persoon in een team. In de resultaten lees je dan over groepen, het bijbehorende geslacht, de percentages die de resultaten hebben opgeleverd en ons advies hierover.
4.  Meestgestelde vragen:  Vragen die we vaak krijgen hebben we gebundeld op onze Meestgestelde vragen pagina’s. Zowel voor de werkgever als de medewerkers beantwoorden we vragen over het PMO onderzoek. 
5. Planning PMO afspraken wordt niet gedeeld: De planning van de PMO afspraken is vertrouwelijk. Alleen jouw medewerkers weten wanneer ze een afspraak met ons hebben. Dit om te voorkomen dat je het vrijwillige karakter van de afspraak beïnvloedt als werkgever. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van een afspraak en nemen hiervoor zelf contact op met Adaptics. 

Privacy zorgt voor openheid

Wanneer je als werkgever de privacy waarborgt voor je medewerkers tijdens het PMO– onderzoek leidt dit tot openheid. Met als gevolg dat je beter zicht hebt op de vitaliteit van jouw medewerkers. Dat lijkt een tegenstelling te zijn maar niets is minder waar. Jouw medewerker wil graag geholpen worden met zijn of haar vitaliteit. Maar niet ten koste van de eigen privacy. Wees je bewust van de rol die je als werkgever hebt. Neem het thema privacy mee in de communicatie over het onderzoek. Wij geven voorlichtingspresentaties en geven antwoord op alle privacyvragen. Samen zorgen we ervoor dat jouw medewerkers veilig en vitaal zijn.