Van negatieve stress naar flow: ga voor optimaal presteren

Stress…  een probleem waar veel organisaties intern mee kampen. Maar wist je dat stress niet altijd slecht is? We hebben positieve stress namelijk nodig om te presteren. Geef medewerkers daarom de handvatten om stress te managen, niet te minderen. Wanneer we positieve stress ervaren, de taak maximaal uitdagend is, maar nog nét onder controle, dan zijn we ‘in flow’. Dat betekent dat we op gaan in de taak, zonder interne of externe afleiding. Het resultaat: optimale prestaties. Maar hoe komt een medewerker in deze flow? Onderstaande tips helpen hen.

1. Zorg voor structuur

Ten eerste is het belangrijk om te zorgen voor structuur. Creëer overzicht in al je taken en activiteiten en bepaal wat je wilt blijven doen, wilt gaan doen en niet (meer) wilt doen. Dit breng je in kaart door inzichtelijk te maken hoe jouw dag is opgebouwd. Doe dit door antwoord te geven op onderstaande vragen:

• Welke taken/routines doe je?
• Voor wie doe je die taken?
• Zijn de mensen voor wie je de taken doet allemaal belangrijk voor je? Of kun je taken schrappen?
• Heb je momenten van ontspanning waar die nodig zijn? Of zou je die in moeten plannen?

2. Plannen, plannen, plannen

Er zijn veel methoden, tools en apps om je dagtaken te plannen en organiseren. Denk aan zaken als de Eisenhower matrix, Todoist, Trello of One note apps, Getting Things Done methode, etc. Experimenteer met wat voor jou werkt, of gebruik de ervaringen van collega’s om te bepalen wat je wel en niet wilt uitproberen. Een klassieke valkuil is om te weinig tijd in te plannen voor taken. Zorg dus dat je je planning evalueert en waar nodig bijstelt.

3. Hoe is jouw focus?

Houd bij het maken van een planning rekening met wanneer op de dag je veel en juist weinig focus hebt. Noteer gedurende een paar dagen ieder uur hoeveel focus je hebt. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een schaal van 1 tot 5. Niemand is van ‘s morgens vroeg tot aan het einde van de middag maximaal gefocust. We hebben allemaal piekmomenten en ‘down time’, passend bij ons persoonlijke ritme. Wanneer je inzicht hebt in wanneer jouw pieken en dalen zijn, pas je je planning hier op aan. Maak indien mogelijk gebruik van je piekmomenten om de moeilijkere taken te doen. Neem de down time serieus door daar je pauzes, of eenvoudige taken te plannen.

4.Begrijp wat je afleidt

Als je weet wat je gaat doen en wanneer, dan zijn er nog een aantal zaken van belang om focus te houden. De cirkels van Eberspächer geven hier inzicht in. Raak je afgeleid?  Kijk dan in welke cirkel je zit.

Zoals je ziet bij punt één en twee, is dit een model dat gebruikt wordt in de sport.  Maar deze is ook  bruikbaar is voor prestaties op het werk. Namelijk:

• Cirkel één is flow, opgaan in de taak.
• Cirkel twee betreft directe afleidingen. Denk aan collega’s, mail, telefoon, geluiden, etc. Het is dan belangrijk om pop-ups en omgevingsgeluiden zoveel mogelijk uit te schakelen. Als dat niet mogelijk is, dan is een vorm van focustraining gewenst. Bijvoorbeeld meditatie.
• Bij cirkels drie t/m vijf helpt het herkennen van waar je je begeeft, en het begrijpen dat dit normale processen zijn waar iedereen mee te maken heeft. Vaak is dit al voldoende om weer terug te keren naar de taak. Wanneer iemand structureel bezig is met cirkel drie t/m vijf, dan is het verstandig om een vorm van stresscoaching in te zetten.
• Bevind je je vaak in cirkel 6? Ga dan eens in gesprek met een loopbaan-, of lifecoach.

5. Focus en het brein

Ook kennis van de werking van je brein helpt je bij het behouden van focus. Het opschonen van de hersenen zorgt voor betere communicatie tussen de hersencellen en daardoor meer focus. Maar wat wil opschonen zeggen? Dit betekent dat de afvalstoffen die non-stop door de hersencellen worden geproduceerd, worden afgevoerd. Dat proces komt op gang door:

• Diepe slaap. De hersencellen krimpen tijdens de diepe slaapfasen, waardoor de ruimte tussen de cellen toeneemt en afvalstoffen kunnen worden afgevoerd.
• De (extra) doorbloeding van de hersenen helpt met het afvoeren van afvalstoffen.

Daarnaast zorgen het minimaliseren van multitasking en het managen van stress voor het beter functioneren van het brein.

6. Maak het concreet en uitdagend

Te grote taken kunnen verlammen. Breek grote projecten op in kleine, concrete(!) stappen. De Pomodoro techniek kan daarbij goed werken: zet een timer op vijfentwintig minuten. Focus die vijfentwintig minuten volledig op de taak en neem daarna vijf minuten pauze (beweeg!). Herhaal.

Eén van de voorwaarden voor flow is dat de taak uitdagend is. Sommige taken zijn van zichzelf uitdagend, anderen niet. Het kan zijn dat je ze dan voor je uit blijft schuiven. Leg jezelf daarom deadlines op als er geen harde deadlines zijn, waardoor je de druk vergroot en in flow kunt komen.
Als je de uitdaging vergroot, en wel de controle wilt behouden, dan is het prettig om tijdens de taak gebruik te kunnen maken van je sterke eigenschappen. Het is de moeite waard om je sterke eigenschappen te leren kennen en deze actief en bewust in te zetten op het werk.

7. Ruimte voor fouten

Ten slotte moet je de ruimte ervaren om fouten te kunnen maken. Ook al willen we altijd optimaal presteren, we zijn mensen en mensen maken fouten. Wanneer we dat proberen te ontkennen dan zal dat verlammend werken. Reflecteer en stuur bij, maar laat ruimte voor (zelf)compassie als je hard gewerkt hebt. Perfectionisme is de vijand van productiviteit. En van werkplezier.