Expert aan het woord: van overweldiging naar overzicht

De expert: Douwe Langermans, Vitaliteitscoach

“Ik ren van meeting naar meeting.” 
“Mijn to-do lijst groeit sneller dan ik hem kan afwerken.” 
“Aan het eind van de dag heb ik veel gedaan, maar geen idee wat precies.” 

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. In Nederland werkt bijna 40% van de beroepsbevolking in een kantoorfunctie. En juist in die werkomgevingen – waarin het werk nooit ‘af’ is – ligt mentale overbelasting snel op de loer. 

Als werkgever kun je hier actief in ondersteunen, namelijk door meer overzicht te creëren in hun werk en hoofd – niet door harder te werken, maar slimmer. 

Drie fasen van bewustwording: waar bevindt jouw medewerker zich?

Voordat je overzicht kunt creëren, is het belangrijk te weten in welke mentale fase iemand zit als het gaat om werkdruk. Je kunt als werkgever op elke fase aansluiten met ondersteuning: 

1. Onbewust onbekwaam

In deze fase word je geleefd door je agenda. De dag vliegt voorbij, je zegt overal ‘ja’ op, en aan het eind van de week vraag je je af waar de tijd gebleven is. Je gaat ongemerkt over je grenzen heen – en anderen ook over die van jou. 

💬 Signalen: vermoeidheid, geen overzicht, regelmatig overuren, frustratie.

2. Bewust onbekwaam

Je begint te zien dat het te veel is, maar weet nog niet hoe je er grip op krijgt. Je weet waar je knelpunten zitten, welke taken veel energie kosten, maar een strategie die hierop inspeelt ontbreekt.  

💬 Signalen: inzicht groeit, maar gevoel van machteloosheid blijft aanwezig.

3. Bewust bekwaam

Je handelt proactief: je weet waar je prioriteiten liggen, wanneer je nee moet zeggen, en welke taken je eerst oppakt. Je bewaakt je grenzen actief, omdat je weet wat je aankan. 

💬 Signalen: rust in het hoofd, overzicht, betere communicatie, hogere productiviteit. 

Methode voor meer overzicht door structuur

Onderstaand neem ik je mee in een methode die medewerkers helpt hun taken te ordenen, prioriteren en uitvoeren op basis van energie en aandacht, niet alleen urgentie. Een simpele, praktische manier om daarmee te beginnen is werken met kleurcodes in de agenda: 

Door je agenda op deze manier visueel te ordenen, wordt in één oogopslag zichtbaar waar je dag op ‘lekt’. En nog belangrijker: je leert herkennen waardoor je over je grens bent gegaan, zodat je hier proactief op kunt handelen.  

Overzicht is geen luxe, maar een voorwaarde voor duurzaam functioneren. Als werkgever kun je hierin echt het verschil maken door medewerkers te helpen zicht te krijgen op hun workload — niet pas als het misgaat, maar juist preventief.