Deep work wordt het nieuwe normaal

Het is het meest genoemde pijnpunt tijdens onze cursus Vitaal Leiderschap. Jezelf verliezen in de dagelijkse stroom van mails, telefoontjes en vergaderingen. Cal Newport, schrijver van het boek Deep Work, rules for focused success in a distracted world, introduceerde hiervoor de term shallow work. Oppervlakkige klussen, waar een groot deel van onze aandacht dagelijks naar uit gaat.

Regie verliezen

Dit type werkzaamheden levert geen langdurig werkgeluk op en maakt dat je onvoldoende aandacht hebt voor kennisintensieve activiteiten als visieontwikkeling en productinnovaties (deep work). Natuurlijk ontkomt niemand aan shallow work. Sommige klussen zijn urgent en ook belangrijk. Het wordt zorgelijk als shallow work onze tijd in beslag neemt en we zelf de regie verliezen.

Mensen zijn van nature geneigd te kiezen voor de gemakkelijkste weg. En dat is vaak reageren op de omgeving. Je boekt snel resultaat en stelt je omgeving tevreden. Maar er kleven grote nadelen aan shallow work. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat mensen die constant hun email checken, minder productief zijn, eerder hun focus verliezen én lager scoren op IQ. Shallow work geeft minder voldoening en gaat ten koste van je motivatie en werkplezier. Terwijl motivatie een belangrijke energiebron is tegen mentale vermoeidheid, blijkt ook uit onderzoek van Jesper Hopstaken van Erasmus Universiteit (sept. 2016).

Exponentiële groei en disruptie

Door exponentiële technologie en disruptie zullen we meer tijd en aandacht moeten besteden aan deep work. Deep work is werk dat we minstens 1 tot 3 uur geconcentreerd uitvoeren. In de topsport noemen we dit fenomeen van optimaal presteren ‘de zone’. Al onze aandacht is gericht op die ene taak. Daardoor ervaren we dat we productiever zijn en we voelen ons bekwaam om nieuwe dingen te leren. We ervaren voldoening in ons werk, omdat we gebruikmaken van al ons potentieel. Met meer ontspanning bereiken we het beste resultaat. Deep work vereist weliswaar een hoge mate van concentratie, maar levert (mentale) energie op.

In de organisatie van de toekomst werken we geen 10 uur per dag meer, maar zijn we 3 uur per dag optimaal productief. We focussen ons op de projectdoelen, teamdoelen, organisatiedoelen en persoonlijke doelen. Hiervoor plannen we iedere dag heel bewust tijd in.

Drie dagen niet mailen

De rest van de uren voeren we kleine, urgente klussen uit, die nu eenmaal moeten gebeuren. Dat kan betekenen dat we soms drie dagen geen mails beantwoorden. Tony Crabbe beschrijft zijn ervaring met deze keuze in zijn boek Nooit meer te druk. In eerste instantie reageerden mensen boos. Maar vervolgens legde hij uit wat hij die drie dagen wel had gedaan en toen ontstond er begrip. Én mensen raakten geïnspireerd om zelf anders met mails om te gaan.

We zullen samen een nieuw ‘normaal’ moeten creëren, waarin niemand gek opkijkt als we drie keer per dag een pauze nemen, een rondje wandelen of ademhalingsoefeningen doen. Want pauzes nemen verhoogt de prestaties. Dat is iets wat leidinggevenden moeten voorleven. Zij zetten de toon als we een nieuw ‘normaal’ willen creëren. Daarom begint deep work altijd bij de leidinggevenden.

Ook de werkplekken zullen er anders gaan uitzien. Een kantoortuin waar de hele dag een radio aanstaat, is dodelijk voor geconcentreerd werken. Terwijl stilteruimtes, waar mensen zonder afleiding kunnen werken, vanzelfsprekend zullen worden.

Ruimte voor gefocust werken

Ik ben ervan overtuigd dat we over een paar jaar terugkijken op deze tijd en denken: Hoe konden we toen ons werk doen in grote kantoortuinen en 10 uur per dag ‘open staan’ voor een oneindige stroom aan informatie, eisen en verwachtingen? We zullen erom grinniken en blij zijn dat er ruimte is gekomen voor werk, waaraan we in alle rust en gefocust kunnen werken. Deep work wordt het nieuwe normaal.