Nedtrain: strategiedagen
voor meer vitaliteit.
In 2014 en 2015 hebben de PMO’s bij de onderhoudsbedrijven en de servicebedrijven van NedTrain plaatsgevonden, waar in totaal bijna 1500 medewerkers voor zijn uitgenodigd. Voorafgaand aan deze PMO’s droeg Adaptics in 2013 bij aan de strategiedag van Nedtrain. Hier is een gezondheidsprogramma uitgevoerd op de locaties Maastricht, Leidschendam, Onnen en Watergraafsmeer. Dit met als doel om medewerkers op vrijwillige basis kennis te laten maken met aspecten van fysieke en mentale gezondheid en wat zij zelf kunnen doen om energiek en vitaal te worden of te blijven. Deze strategiedagen werden positief ontvangen.
“De strategiedagen van NedTrain –met de exposure van de Vitaliteitsbus – zijn zeer geslaagd. In de voorbereidende fase heb ik mijn scepsis uitgesproken, echter het test- en meetonderdeel in de Vitaliteitsbus bleek onverwacht populair. Zeker ook de professionele aanpak en het laagdrempelig maken voor de medewerkers, zorgde voor veel belangstelling en er stonden zelfs wachtrijen.”
Aldus Tom Lange, HR Manager NedTrain Maastricht.
De intentie was om een activerend PMO voor Nedtrain aan te bieden. Adaptics is wat betreft het PMO geslaagd in deze missie. Het PMO heeft verspreid over twee jaar plaatsgevonden en de onderhoudsbedrijven waren het eerst aan de beurt. De deelnemers hebben voorafgaand aan het PMO per post een uitnodiging gekregen met daarin een persoonlijke link naar de digitale vragenlijst. In de vragenlijst hebben zij daarna zelf kunnen kiezen welk mailadres (werk of privé) ze wilden gebruiken voor het ontvangen van de rapportage in het kader van privacy is dit een erg prettige werkwijze. De inhoud van het PMO is in samenwerking tussen Adaptics en Nedtrain tot stand gekomen en is functiegericht opgebouwd.
Rimmert Mulder, projectleider PMO Nedtrain:
“Door de projectmatige, flexibele en professionele werkwijze van Adaptics, de digitale intake en planning, de inzet van de Gezondheidsbus en de nauwe interactie met Nedtrain hebben we een hoge deelname gerealiseerd >60%. En dat tegen relatief lage kosten.”
Voor het inregelen van deze PMO’s is nauw contact geweest met de verschillende managers per locatie om de testdagen af te stemmen. Deze samenwerking werd zowel vanuit NedTrain als vanuit Adaptics als zeer prettig ervaren, omdat er vanuit beide partijen het gevoel was dat er daadwerkelijk samengewerkt werd aan optimale inzetbaarheid van de NedTrain medewerkers. Ook de flexibele opstelling van Adaptics bij de planning en logistiek was erg prettig.
“De backoffice van Adaptics werkt accuraat, flexibel en is goed bereikbaar voor zowel individuele vraagstukken van medewerkers als van PMO contactpersonen”.
Na de vragenlijst konden deelnemers zelf een afspraak inplannen voor het PMO via een online planningsysteem. Dit maakte dat er veel werk aan planning bij NS werd weggehaald en dit vraagt een grotere mate van eigen verantwoordelijkheid van de medewerker.
In verband met de onregelmatige werktijden van de medewerkers was het de wens vanuit NedTrain om het PMO zo te plannen dat alle ploegen de mogelijkheid hadden om deel te nemen. Dit bleek echter niet op alle locaties mogelijk te zijn, waardoor besloten is om nog een inhaalronde te plannen na afloop van het PMO. Voor deze inhaalronde heeft er per locatie een promo-activiteit plaatsgevonden, waarbij de medewerkers van NedTrain zich konden aanmelden voor de inhaalronde om het PMO zo laagdrempelig mogelijk te houden. Door de extra inhaalronde is het deelnemerspercentage boven de 60% gekomen, wat NedTrain belangrijk vond om in de groepsrapportage een zo representatief mogelijk beeld van hun medewerkers te hebben. De managementrapportages zijn in verschillende vormen opgeleverd. Een totale statistische rapportage, presentatie rapportages voor HR, presentatierapportages voor teammanagers en actieplannen waar de locaties direct mee aan de slag konden.
Na afloop van het PMO is elke deelnemer gevraagd om een evaluatieformulier in te vullen om de dienstverlening te beoordelen. Hieronder een aantal reacties van deelnemers:
“Perfecte uitvoering en goede aandacht voor de klant’ – ‘Als zeer plezierig ervaren’ – ‘Fijne manier om te zien hoe je ervoor staat met je gezondheid’ – ‘Dit mag elk jaar we!l’ – ‘Geeft een goed beeld van mezelf’ – ‘Vakkundig, discreet, professioneel’ – ‘Kan meteen in de praktijk aan de slag met mijn gezondheidsadviezen”
Eind 2014 is het PMO voor de servicebedrijven begonnen. De indeling van de testdagen was hierbij wat omslachtiger dan bij de onderhoudsbedrijven omdat er per regio meerdere standplaatsen waren. Adaptics heeft op basis van het aantal deelnemers per standplaats en een geschat deelnemerspercentage hiervoor een aanzet gedaan. Per regio is met de verantwoordelijke manager afgestemd hoeveel dagen de Vitaliteitsbus per standplaats zou komen te staan. Om ervoor te zorgen dat er zoveel mogelijk medewerker deel konden nemen, dat per regio alle medewerkers zich op alle standplaatsen konden laten testen. Als een medewerker van standplaats Den Haag bijvoorbeeld niet kon op de dag dat de bus daar stond, had hij ook de mogelijkheid om zich in te plannen in Rotterdam.
De regiomanagers zijn tussendoor op de hoogte gehouden voor het aantal aanmeldingen per standplaats. Op deze manier konden zij gericht managers aansturen om het PMO nog meer te promoten binnen hun team.
Omdat er bij de servicebedrijven op meerdere standplaatsen getest werd en deelnemers ook te maken hadden met onregelmatige diensten, vulde de planning zich minder snel dan gewenst. De eerste plekken en de laatste plekken werden snel gevuld, maar daar tussenin was het moeizaam. Om deze plaatsen ook gevuld te krijgen is vanuit de kantoororganisatie een belprotocol ingezet. Hierbij zijn per locatie deelnemers gebeld om hen te motiveren alsnog een afspraak te maken voor het PMO. Allereerst zijn deelnemers gebeld, die wel de vragenlijst hadden ingevuld en dus geïnteresseerd waren in het PMO, daarna zijn ook de overige deelnemers gebeld. Dit heeft geresulteerd in een goed gevulde planning. Medewerkers van NedTrain ervaarden dit telefoontje als prettig, omdat ze meteen vragen konden stellen over de inhoud van het PMO aan de medewerker van Adaptics. Ook deze deelnemers is gevraagd een evaluatieformulier in te vullen na afloop van het PMO. Hieronder een aantal reacties:
“Een prettige ervaring’ – ‘Het zou goed zijn de Gezondheidsbus om de 2 jaar terug te laten komen’- ‘Accuraat, doeltreffend, functioneel’ – ‘Wil hiervoor wel in mijn vrije tijd terugkomen’ –Altijd fijn om te weten waar je staat’ – ‘Zeer vakkundig’ – ‘Ik vind het uitstekend hoe zij mij hebben behandeld’ – ‘Vriendelijk, duidelijk en efficiënt.”
NS en Nedtrain willen bewustwording en gedragsverandering realiseren. Het PMO is daarin een uitstekend startmoment. De reactie van betrokken verantwoordelijken zoals Rimmert Mulder en Tom Lange alsmede de reactie van deelnemers laat zien dat we met Adaptics de juiste weg zijn ingeslagen.
“De preventiegesprekken als onderdeel van het PMO is een kracht van Adaptics. Op een activerende en professionele manier geven zij de deelnemer een doel/actie mee waar ze direct mee aan de slag kunnen.”
Samen met Adaptics hebben we ná het PMO gewerkt aan activerende actieplannen en deze gepresenteerd op de verschillende standplaatsen. In dit na-traject zit wat Adaptics betreft het grootste gezamenlijke aandachtspunt en verbeterpunt. Voor de deelnemer én de managers op de standplaatsen dient het PMO gezien te worden als ‘middel’ en niet als ‘doel’ op zich. De directe verbinding en/of doorverwijzing naar activerend opvolging is essentieel. Zowel NS als Adaptics hebben hier een aandeel in om deze opvolging al aan de voorkant duidelijk te definiëren en de verantwoordelijkheden (o.a. bij managers) kenbaar te maken. Want alleen als de regie en verantwoordelijkheid wordt gepakt is gezamenlijk succes mogelijk.
SB Zuid:
“Wij hebben een werkgroep opgericht om gerichte acties te bepalen vanuit het PMO, het voordeel hiervan is dat de acties ook echt locatiegericht zijn en dat het draagvlak groter is.”
Adaptics staat hierin voor een integrale benadering. Samen proberen we grip te krijgen op bedrijfsgezondheidsvraagstukken én beantwoorden we de vraag: hoe houden wij onze medewerkers op een gezonde manier inzetbaar.
Adaptics:
“We zijn samen met de NS een heel goeie weg ingeslagen met PMO en/of preventieve interventies en zijn ervan overtuigd dat we samen met NS dit verder kunnen uitbouwen en rendement (bewustwording, eigen regie en inzetbaarheid) kunnen behalen.”
