Ziekteverzuim: hoe voorkom je het én dring je het terug?

Wat is ziekteverzuim precies?

Als organisatie wil je het verzuim binnen je organisatie zo laag mogelijk houden. Maar wat is ziekteverzuim precies? Kortgezegd betekent dit dat een medewerker niet in staat is om zijn of haar deel van de arbeidsovereenkomst na te komen. Er wordt namelijk geen arbeid geleverd voor het salaris dat de medewerker ontvangt. Hebben we het over ziekteverzuim, dan kijken we vaak naar het ziekteverzuimpercentage. Deze geeft namelijk een duidelijk beeld van de ernst van de hoeveelheid verzuim. Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van de werknemers, in procenten van het totaal aantal beschikbare (werk-/kalender)dagen van de werknemers in de betreffende periode. Dit is inclusief verzuim van langer dan een jaar, maar exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof.

Welke vormen van ziekteverzuim zijn er?

Verzuim wordt vaak gecategoriseerd in kort, middellang en lang verzuim. Bij kort verzuim, minder dan één week, gaat het vaak om een ziekmelding vanwege een griepje of omdat iemand een mindere dag heeft. Duurt het verzuim langer dan één week, maar korter dan zes weken, dan spreken we van middellang verzuim. Hier is meestal een wat duidelijkere oorzaak te achterhalen, die nog niet leidt tot langdurige uitval. Valt een medewerker langer dan zes weken uit? Dan betreft het langdurig verzuim. De oorzaak hiervan ligt in heel specifieke langdurige klachten. Bijvoorbeeld met een medische oorzaak of klachten die hun oorsprong vinden in het werk. Langdurig verzuim is een enorme kostenpost voor organisaties.

Wat heeft invloed op ziekteverzuim?

Zowel individu en bedrijf hebben invloed op ziekteverzuim. De ene medewerker meldt zich sneller ziek dan de andere. Dat zit hem in gedrag, in de cultuur van het bedrijf waar iemand werkzaam is én in algemene cultuur. Het individu reageert op de omgeving waar hij in zit.

Het verzuimproces

Daarnaast heeft de manier waarop een organisatie omgaat met ziekteverzuim een grote invloed op de hoeveelheid ziekteverzuim. Dat zit dus veel meer in het proces. Binnen de gemiddelde organisatie wordt geadviseerd om de drempel tot ziekmelding zo hoog mogelijk te maken. Een medewerker kan zich in dit geval niet even makkelijk en onpersoonlijk ziekmelden via een appje. Nee, de medewerker doet dit persoonlijk, bijvoorbeeld telefonisch, bij de eigen leidinggevende. Zo heeft deze duidelijk inzicht in de oorzaken van verzuim en kan hier naar gehandeld worden. Hierover lees je meer onder het kopje wat kun je als werkgever doen om ziekteverzuim terug te dringen. Indien de drempel erg laag ligt, verliest de werkgever al snel overzicht van ziekmeldingen en is deze ook niet in staat om hier gericht iets tegen te doen.

Wat kun je als werkgever doen om ziekteverzuim terug te dringen?

Met een goed beleid op het gebied van verzuim ben je als werkgever in staat om het ziekteverzuim terug te dringen. Onderstaand deel ik enkele stappen om hiermee aan de slag te gaan.

Analyseer huidig verzuim

Start met het analyseren van je huidige verzuim. Ziekmeldingen en verzuim zijn over het algemeen namelijk signalen. Signalen waar je als leidinggevende en als organisatie iets mee moet. Want in de regel zou een medewerker zich niet vaker dan één keer per jaar ziek moeten melden. Waarom melden mensen zich ziek? Wat is het verhaal dat hierachter zit? Het makkelijkste is om te beginnen bij de verzuimoorzaken. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) van CBS en TNO blijkt dat werknemers griep of verkoudheid nog steeds als voornaamste reden noemen voor hun verzuim, gevolgd door psychische klachten, overspannenheid en burn-out. Hoe zit dit binnen jouw organisatie?

Als je naar verzuimanalyses kijkt is het ook heel belangrijk om naar voorspellers te kijken. Een van de grootste voorspellers van langdurig verzuim is kort frequent verzuim. Wanneer een medewerker zich in een korte periode vaak ziek meldt, is dit vaak om weer even het hoofd boven water te krijgen. Vaak is dit een voorbode voor psychisch langer verzuim.

Als je de oorzaken en voorspellers boven water kunt krijgen, dan ben je in staat goed in gesprek te gaan met je Arbodienst, een plan van aanpak op te stellen én de eerste makkelijke en grote stappen in zetten.

Verzuimproces

Een makkelijke, maar grote eerste stap is bijvoorbeeld het verduidelijken van het verzuimproces. Zorg dat bij medewerkers bekend is hoe en bij wie zij zich ziek dienen te melden. Vervolgens is het belangrijk dat leidinggevenden weten wat ze moeten doen als een medewerker zich ziek meldt. Welk vragen moeten ze stellen? En wat mogen ze juist niet vragen? Zorg dat zij getraind zijn om dit soort gesprekken te voeren. Dat is de eerste stap om een verzuimpercentage een beetje te beïnvloeden.

Persoonlijk contact

Dit valt of staat allemaal met persoonlijk contact. Bijvoorbeeld bij een ziekmelding, dus het gebruiken van die hogere drempel. Maar niet alleen rondom een ziekmelding. Zorg dat leidinggevenden met regelmaat goed in gesprek gaan met medewerkers. Wanneer het contact tussen de medewerker en de leidinggevende groter is, dan is de kans dat een medewerker zich ziek meldt ook gewoon kleiner.

Hoe voorkom je ziekteverzuim?

We hebben het ziekteverzuim terugdringen. Maar eigenlijk moeten we het hebben over het versterken van mensen, niet het verlagen van het risico op verzuim. Het gaat namelijk om belasting versus belastbaarheid. Dat is een grote nuanceverschuiving. Draai je aan de verzuimknop? Dan zorg je ervoor dat minder mensen zich ziekmelden. De focus ligt dan met name op zieke mensen weer zo snel mogelijk aan het werk krijgen. Heb je het over preventie van ziekteverzuim, dan ga je mensen versterken. Zorg er dus voor dat je naast jouw verzuimbeleid óók een beleid hebt gericht op preventie en vitaliteit.