De drie stappen van stressmanagement

Stel, je hebt een bedrijf met 400 medewerkers. Uit het preventief medisch onderzoek blijkt dat 350 van hen last hebben van stressklachten. De overige 50 medewerkers ervaren geen stress, maar kunnen wel leren hoe zij nog productiever kunnen worden. Best een uitdaging. Toch is het mogelijk. Hoe beter je medewerkers leert zelf regie te nemen over hun leerproces, hoe kostenefficiënter en effectiever jullie het gewenste doel bereiken.

De grootste uitdaging is: hoe motiveer je de juiste mensen om aan de slag te gaan met stressmanagement? Niet alle mensen zijn zich bewust van hun stressniveau. Zeker in white collar bedrijven zien we mensen regelmatig plotsklaps uitvallen. Terwijl zij tot die tijd overtuigd waren van het feit dat het goed ging. Juist die mensen wil je uitnodigen gebruik te maken van jouw aanbod. Hier ligt een waardevolle taak voor leidinggevenden, want zij kunnen medewerkers tijdens individuele gesprekken wijzen op hun verantwoordelijkheid. Benoem dat mensen zelf aan de bel moeten trekken als ze stress ervaren en geef inzicht in de symptomen van stress. Bespreek de waarde van herstelmomenten en laat als leidinggevende zien dat je die belangrijk vindt. Én geef zelf het goede voorbeeld.

Stap 1: signaleren

De eerste stap van stressmanagent is het signaleren van de mate waarin medewerkers stress ervaren. Gaat het om kortdurende stress vlak voor een deadline, dan hoeft dit geen probleem te zijn. Als medewerkers maar voldoende hersteltijd krijgen. Anders wordt het als medewerkers hun gevoel van controle en het overzicht verliezen. Dan wordt het onmogelijk om optimaal te presteren. Wanneer deze situatie langer aanhoudt, neemt bovendien de kans op burn-out toe.

Stimuleer medewerkers daarom tijd voor reflectie in te bouwen. Motiveer hen om meerdere momenten op de dag even stil te staan en te voelen hoe het gaat. De meest gehoorde overtuiging is: ‘Daar heb ik geen tijd voor. Ik heb het al zo druk.’ Maar de kleine tijdsinvestering van even stilstaan, maakt dat je daarna veel effectiever bent.

Ons zenuwstelsel: rem- en gaspedaal

Tijdens onze cursus stressmanagement leggen wij de deelnemers bij stap 1 (signaleren) de werking van het parasympatisch en het orthosympatisch zenuwstelsel uit. Het parasympatisch zenuwstelsel is ons rempedaal en wordt ’s nachts – als we slapen – geactiveerd. Dan zakt onze bloeddruk, de hartslag gaat omlaag en we komen tot rust.

Overdag wordt ons orthosympatisch zenuwstelsel – ons gaspedaal – geactiveerd. Ons hart pompt het bloed sneller rond en we zijn in staat om snel en adequaat te reageren op alle impulsen om ons heen. De kunst is om ook overdag af en toe ons parasympatisch zenuwstelsel te activeren. Dat doen we door bewust ons werk neer te leggen, een paar keer diep in te ademen en daarna lang en diep uit te ademen. Het is een simpele manier om je meer bewust te maken van mogelijke stresssignalen.

De stresssignalen verschillen per persoon en zijn onder te verdelen in:

1. Fysieke signalen, zoals nekklachten, buikpijn en pijn aan de schouders.
2. Emotionele signalen, zoals huilen om niets.
3. Mentale signalen, je kunt je niet meer optimaal focussen.
4. Spirituele signalen, je weet niet meer waarom je doet wat je doet. Het werk heeft geen of weinig betekenis meer voor je.

De een gaat sneller huilen, de ander verliest snel het overzicht en weer een ander krijgt nekklachten. En soms heb je meerdere klachten tegelijkertijd. Stressmanagement begint met het krijgen van inzicht in de eigen signalen van lichaam én geest.

Stap 2: oorzaken onderzoeken

Als medewerkers hun stresssignalen kennen, kun je samen op zoek gaan naar de oorzaak. Vaak benoemen mensen het teveel aan taken en verantwoordelijkheden, maar de vraag is: waarom hebben mensen een teveel aan taken? Wil iemand graag een ander pleasen, waardoor hij of zij harder werkt dan gezond is? Of vindt hij of zij het prettig om controle te hebben over het resultaat, waardoor delegeren lastig gaat? Door goed door te vragen, kun je samen achterhalen waar het teveel aan stress door wordt veroorzaakt.

Niet iedere medewerker kan hierover met zijn of haar leidinggevende praten. En niet iedere leidinggevende is capabel om dit gesprek te voeren met medewerkers. Zorg daarom altijd dat er een (interne of externe) coach beschikbaar is. En weet dat je soms drie of vier gesprekken nodig hebt om tot de kern te komen.

Stap 3: tools aanbieden

Bij deze stap gaat het vaak mis. Vaak zien we dat bedrijven en organisaties een serie tools aanbieden, die iedere medewerker verder zouden moeten helpen. Maar wat de juiste tool is, is afhankelijk van de individuele oorzaken van de stress. Het startpunt is vaak dezelfde: overzicht creëren. Want overzicht zorgt voor de perceptie van controle en dat verlaagt het gevoel van stress. Hiervoor gebruiken we bijvoorbeeld het prioriteitenkwadrant. Deze methode helpt medewerkers te ontdekken wat urgent en belangrijk is en wat niet.

Sommige mensen zitten te vast in hun overtuigingen, waardoor een prioriteitenkwadrant niet helpt. Voor hen hebben we een andere methodiek: de sloepjesopdracht. We dagen mensen uit een situatie te visualiseren. ‘Het is vijf voor twaalf. Het water staat aan je lippen en je hebt slechts 1 sloepje waarin je jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden kunt meenemen. Wat gaat er mee? Deze methode helpt medewerkers bewust te worden van hun overtuigingen.

Je kunt veel bereiken in een training, waarna mensen zelfstandig aan de slag gaan met opdrachten. Maar realiseer je, achter iedere vraag zit een hele persoonlijkheid en vaak een complexe vraag. Soms vraagt dat om coaching en persoonlijke begeleiding. Medewerkers, die dit nodig hebben, kun je dan op maat begeleiden.

Leidinggevenden

Daarnaast spelen leidinggevenden een cruciale rol bij stressmanagement. Zij staan dagelijks in contact met hun medewerkers en creëren een cultuur en de juiste randvoorwaarden. Hoe meer inzicht leidinggevenden hebben in stressmanagement, hoe beter zij hun medewerkers kunnen begeleiden.